信息化管理  提升企業(yè)竟爭力

        ——用友ERP成功應用在深思電工

一、推進(jìn)理由

深思電工通過(guò)用友ERP的實(shí)施，搭建了共享的企業(yè)的信息化應用平臺，實(shí)現了財務(wù)與供應鏈業(yè)務(wù)的一體化，同時(shí)內部管理水平進(jìn)一步提升，各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作得到顯著(zhù)改善：

  1）公司處于電器行業(yè)，生產(chǎn)方式面向渠道生產(chǎn)模式與訂單生產(chǎn)模式的結合，對公司生產(chǎn)計劃管理要求高；

  2）ERP的項目實(shí)施幫助深思電工對主體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化,并借助U8軟件系統及企業(yè)相關(guān)配套制度加以固化。

  3）企業(yè)的內部數據和信息實(shí)行專(zhuān)人集中管理，保證了其唯一性、準確性、有效性。

  4）完善了以銷(xiāo)售為源頭的內控體系，實(shí)現訂單與發(fā)貨情況的跟蹤，對客戶(hù)實(shí)現信用額度控制，價(jià)格折扣的維護、發(fā)貨和應收、收款環(huán)節得到控制。

  5）實(shí)現物料計劃的自動(dòng)展算，解決了以往手工計劃準確性不高,效率低下的狀況。

  6）建立供應商檔案的管理，實(shí)現采購訂單的審批流，到貨、付款等及時(shí)跟蹤采購情況。

  7）實(shí)現出入庫數據的參照生成，減少手工錄入的差錯；采購入庫單參照到貨前單生成，材料出庫單參照生產(chǎn)訂單生成、產(chǎn)品入庫參照生產(chǎn)訂單生成、銷(xiāo)售出庫單參照發(fā)貨單生成。對公司各職能部門(mén)能及時(shí)了解到庫存的狀況。

  8）實(shí)現成本聯(lián)副產(chǎn)品核算，使公司產(chǎn)品核算更加準確;

  9）通過(guò)計劃管理應用，減少了人工核算的難度，減少了計劃運算的周期，減少了公司呆滯品庫存積壓；

1. 二、公司簡(jiǎn)介

湖南深思電工實(shí)業(yè)有限公司，成立于1987年，現有員工六百余人，是一家專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建筑高檔開(kāi)關(guān)、插座、斷路器、照明支架的股份制企業(yè)。深思有著(zhù)二十多年的開(kāi)關(guān)電器專(zhuān)業(yè)制造技術(shù)經(jīng)驗，產(chǎn)品均通過(guò)中國國家強制性產(chǎn)品認證(CCC認證)。深思營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò )遍及全國，多個(gè)省市地區設有營(yíng)銷(xiāo)分部，為各級代理商、消費者提供及時(shí)周到的服務(wù)。

 信息化歷程

•  2004年開(kāi)始使用新中大A3財務(wù)系統。

•  2008年9月啟動(dòng)ERP系統項目。

•  2009年2月，財務(wù)供應鏈生產(chǎn)一體化ERP項目成功上線(xiàn)。

•  2009年3月，系統運行正常，徹底甩開(kāi)手工賬，項目順利驗收。

•  2016年6月，啟用成本管理，實(shí)現成本系統自動(dòng)核算。

•  2018年10月，啟用生產(chǎn)計劃管理，系統自動(dòng)展算采購計劃、生產(chǎn)計劃、委外計劃；

•  2019年5月，升級公司OA系統；統一規范公司審批流程，實(shí)現快速審批、符合風(fēng)控要求；

三、總體應用流程及核心應用模塊

ERP應用范圍

四、關(guān)鍵應用價(jià)值

• 銷(xiāo)售風(fēng)險的控制

    應用部門(mén)：營(yíng)銷(xiāo)部、財務(wù)部

     管理難點(diǎn)：①開(kāi)關(guān)照明行業(yè)銷(xiāo)售模式一般是先款后貨，原則上不允許賒銷(xiāo)。但可以給不同級別的客戶(hù)不同的信用額度，應收貨款在其額度范圍內方可允許發(fā)貨。實(shí)施U8之前，深思電工的營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)在發(fā)貨之前需要經(jīng)過(guò)多次查詢(xún)報表，然進(jìn)行人工累加計算后與信用額度進(jìn)行比較，工作量大且麻煩。遇到需要有領(lǐng)導特批的訂單，也只是通過(guò)電話(huà)或口頭的方式，沒(méi)有批準記錄，存在一定的管理漏洞。②銷(xiāo)售價(jià)格一般按客戶(hù)的重要級別進(jìn)行折扣處理，且不同的產(chǎn)品折扣不一致。人工模式下容易出錯，且價(jià)格方面較難控制，給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)潛在風(fēng)險。

    關(guān)鍵價(jià)值：通過(guò)U8的銷(xiāo)售管理模塊進(jìn)行信用額度和價(jià)格的控制，對超信用額度的發(fā)貨建立信用審批體系。首先財務(wù)部門(mén)預置不同客戶(hù)相應的信用額度和折扣，由系統自動(dòng)完成信用額度的比對和控制工作，并轉移給不同的信用審批人。銷(xiāo)售價(jià)格也是自動(dòng)獲取，且營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)無(wú)法更改。既提高了工作效率，又彌補了管理漏洞，從而降低了企業(yè)經(jīng)營(yíng)的資金風(fēng)險。

    功能模塊：銷(xiāo)售管理、應收管理

   

• 實(shí)時(shí)準確的庫存信息

    應用部門(mén)：物控部

    管理難點(diǎn)：由于之前的管理不規范，員工意識不高，發(fā)生的出入庫業(yè)務(wù)都是手工記賬或者是臨時(shí)寫(xiě)在物料卡片上，口頭通知就可以領(lǐng)料出庫的現象也時(shí)有發(fā)生，這種情況下倉庫的賬務(wù)比較混亂，實(shí)時(shí)了解庫存信息就比較困難。

    關(guān)鍵價(jià)值：通過(guò)ERP系統的實(shí)施，深思電工實(shí)行了帳物分離管理，即庫存由專(zhuān)人依據各部門(mén)指令登電腦帳，只管賬，不管物，其他倉管員按系統打印單據收發(fā)料，只管物，不管賬。從而建立了一種相互稽核監督的關(guān)系。因此庫存信息變的及時(shí)準確，各部門(mén)也可以通過(guò)共享的業(yè)務(wù)平臺實(shí)時(shí)了解庫存信息。

    功能模塊：庫存管理、存貨核算

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• 建立標準的財務(wù)核算體系

    應用部門(mén)：財務(wù)部

    管理難點(diǎn)：一方面，深思電工的生產(chǎn)用料缺乏指導依據，都是成批按需領(lǐng)用，物料浪費現象比較普遍，且多領(lǐng)的物料也沒(méi)有辦理退料。另一方面，由于在塑料件的生產(chǎn)環(huán)節會(huì )產(chǎn)生水口料，且這個(gè)環(huán)節的質(zhì)量不良報廢情況也經(jīng)常出現。所以，財務(wù)部門(mén)在進(jìn)行產(chǎn)品成本核算的時(shí)候很難確認材料的使用狀況，財務(wù)核算比較困難。

  應用價(jià)值：通過(guò)U8產(chǎn)品的物料清單定義單位產(chǎn)品消耗定額，由系統自動(dòng)計算每張生產(chǎn)訂單的材料需用量，倉庫部門(mén)嚴格按單發(fā)料。遇到質(zhì)量不良的情況，填寫(xiě)超額領(lǐng)料單。這樣深思電工財務(wù)部就比較容易的了解每批產(chǎn)品的物料消耗，加強了對生產(chǎn)部門(mén)的考核與監督，從而建立起標準的財務(wù)核算體系。

    功能模塊：物料清單、生產(chǎn)訂單

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• 建立合理的庫存計劃

    應用部門(mén)：計劃供應部

    管理難點(diǎn)：公司產(chǎn)品系列、規格大量增加，計劃展算時(shí)間長(cháng)，計算工作量大；從EXECL分解數據后再錄入到ERP系統，工作重復，錄入耗時(shí)；緊急插單多，對計劃影響大；手工計算很難考慮物料的齊套性，容易導致生產(chǎn)線(xiàn)停工待料，對生產(chǎn)影響很大；

    應用價(jià)值：通過(guò)需求計劃運算，減輕的計劃人員工作量，計算難度，大量減輕計劃計算的時(shí)間，提高了計劃人員的工作效率；減少了呆滯料發(fā)生，提高了生產(chǎn)用料的配套率。通過(guò)梳理了計劃流程，規范了管理制度，明確了操作流程，加強了部門(mén)與部門(mén)之間的銜接、溝通與制約；規范了管理，減少隨意性，為公司實(shí)現“按制度管理、按流程辦事、按標準操作”打下堅定基礎；加強了關(guān)鍵環(huán)節、薄弱環(huán)節的控制，減少了漏洞。提升管理水平及盈利能力，為實(shí)現企業(yè)價(jià)值最大化打下堅定基礎，通過(guò)系統數據分析，準確發(fā)現生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的薄弱環(huán)節。從而有的放矢的進(jìn)行改進(jìn)和管理；建立合理安全庫存標準、提高庫存的準確性和周轉率。降低了庫存資金占用。

    功能模塊：物料清單、需求規劃、采購管理、生產(chǎn)管理；

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• 建立成本核算體系

應用部門(mén)：計劃供應部

管理難點(diǎn)：成本核算通過(guò)費用分攤成本計算難度大，聯(lián)副產(chǎn)品對成本影響比較大，數據分攤無(wú)法精確；

應用價(jià)值：建立了成本核算體系：將相應費用通過(guò)成本中心（沖壓、鉚合、注塑、裝配半成品、裝配成品）進(jìn)行劃分，對原材料、直接人工、制造費用進(jìn)行核算、分攤，對相應產(chǎn)品進(jìn)行成本核算。精確到料、工、費對應的成本中心；核算相應的聯(lián)副產(chǎn)品（水口料、磷銅邊料等），在相應成本計算的時(shí)候，扣減相應成品的成本，使成本核算更加準確；建立了標準成本體系，可以通過(guò)標成本與實(shí)價(jià)成本進(jìn)行比較，分析當期成本波動(dòng)的原因，給生產(chǎn)管理提供參考建議；  

  提供報表查詢(xún)功能，如：完工產(chǎn)品匯總表、明細表，在現有報表不能提供情況下，利用報表開(kāi)發(fā)平臺方式，在系統里面開(kāi)發(fā)相應報表，以供管理、考核提供依據；

五、客戶(hù)證言

公司目前ERP正式上線(xiàn)使用，基本上取代了原有的財務(wù)軟件，各數據在試運行過(guò)程中完全準確，主流程也順暢，基本達到選型的提出的目標。ERP的實(shí)施對公司來(lái)說(shuō)主要有以下幾個(gè)方面的收獲：

  1、公司組織架構的完善：通過(guò)ERP的實(shí)施，公司成立信息部門(mén)，為公司集團化管理提供了很好的思路；通過(guò)ERP系統設計的流程，公司對部門(mén)進(jìn)行了重組，增設了一些必要的崗位，特別是對生產(chǎn)調度，生產(chǎn)計劃，物料計劃，生產(chǎn)派工等崗位進(jìn)行了明確的界定，解決了公司原有職責不清，工作不暢的局面。

  2、公司管理行為的規范：通過(guò)用友方的流程調研與指導，公司在財務(wù)控制系統，生產(chǎn)流程上作了很大的變更，簡(jiǎn)化了公司的業(yè)務(wù)流程，加強了財務(wù)的控制功能，公司在推行ISO過(guò)程中的一些制度也通過(guò)ERP得到了很好的執行。

  3、員工管理意識的提升：作為內地企業(yè)，生產(chǎn)管理都是極為混亂的，員工外出培訓學(xué)習的機會(huì )少，對新事物的接受程度低，不愿意改變。在ERP幾個(gè)月的實(shí)施中，經(jīng)過(guò)雙方不間斷的強化培訓以及核心管理人員的全程參與，員工對ERP這種帶有先進(jìn)管理理念的工具產(chǎn)生了認同感，并在努力改變與適應。

  4、雖然在ERP實(shí)施中，還有一些問(wèn)題沒(méi)有完全解決，但是用友提供的管理思路，為我們公司解決問(wèn)題提供了很好的指導，特別是實(shí)施方模板的方案與流程，解決問(wèn)題的深度與維度，讓公司所有管理人員受益非淺。                              

                                                  ---- 劉勝利  深思電工ERP項目經(jīng)理